Konsultan Penyusunan Petunjuk Pelaksanaan untuk Tata Kelola TIK BNPB

Batas Waktu
Lokasi
Jakarta

Konsultan Penyusunan Petunjuk Pelaksanaan untuk Tata Kelola TIK BNPB

20 June 2023

Background

Program INVEST DM 2.0 (Investing in Human Capital for Disaster Management) adalah program kerjasama antara Pemerintah Amerika Serikat (melalui USAID) dan Pemerintah Republik Indonesia (melalui Badan Nasional Penanggulangan Bencana, BNPB). Program ini difokuskan pada tingkat nasional, dengan banyak intervensi diharapkan akan diserap oleh daerah. Program ini secara langsung mendukung Badan Nasional Penanggulangan Bencana (BNPB) dalam membangun kemampuan sumber daya manusianya (reformasi birokrasi dan peningkatan kapasitas) dan kapasitas penanggulangan bencana (PB) nasional melalui inisiatif pendidikan dan pelatihan serta peningkatan sistem dan strategi. Inisiatif-inisiatif ini diharapkan akan berkontribusi pada penguatan institusi PB daerah dan orang-orang di tingkat administrasi utama yang akan lebih siap dan mampu memenuhi mandat mereka untuk memberikan layanan PB yang efektif dan menyelamatkan nyawa.

Purpose / Project Description:

Untuk mendukung tugas BNPB dalam menyelenggarakan urusan pemerintahan di bidang kebencanaan nasional yang terpercaya dan berkualitas melalui pengelolaan dan pemanfaatan Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK) yang andal, BNPB melalui Pusat Data, Informasi, dan Komunikasi Kebencanaan (Pusdatinkom) telah menyiapkan rancangan Peraturan BNPB tentang Tata Kelola Teknologi Informasi dan Komunikasi sebagai pengganti Peraturan Kepala BNPB nomor 8 tahun 2014 tentang Teknologi Informasi Kebencanaan. Rancangan peraturan ini telah berada pada tahap pembahasan, dan direncanakan untuk disahkan pada tahun 2024. 

Operasionalisasi peraturan tersebut nantinya, BNPB akan membentuk Komisi TIK yang diketuai oleh Sekretaris Utama dan dibantu oleh Kepala Pusdatinkom sebagai sekretaris, dan Kepala Unit Kerja Eselon II sebagai anggota. Selain itu, BNPB juga membentuk Tim Pengelola TIK yang diketuai oleh Kepala Bidang Teknologi dan Jaringan BNPB, dengan anggota para unit kerja di BNPB pemilik layanan berbasis TIK. Selanjutnya, untuk memberikan landasan bagi seluruh unit kerja di BNPB, Pusdatinkom mengidentifikasi kebutuhan untuk menyusun tiga petunjuk pelaksanaan dari Tata Kelola Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK) BNPB, yaitu:

1. Petunjuk Pelaksanaan Pengembangan Aplikasi di BNPB:

Petunjuk Pelaksanaan ini akan menjadi standar dalam pembuatan dan pengembangan aplikasi internal. Panduan ini akan menjadi referensi bagi seluruh unit kerja di BNPB ketika mengembangkan aplikasi baik yang dikembangkan secara swakelola ataupun  melalui pihak ketiga, dalam mendukung kerja dan proses bisnis pada unit-unit  kerja di BNPB. Panduan ini akan menjaga konsistensi dan kualitas aplikasi yang akan dikembangkan, sekaligus meningkatkan integrasi dan interoperabilitas antar aplikasi yang ada di BNPB. Selain itu, aplikasi yang dibangun dan dikembangkan berdasarkan panduan ini akan membantu masing-masing unit kerja dan tim TIK BNPB dalam proses pengoperasian, perawatan dan pembaruan aplikasi. 

Kerangka petunjuk pelaksanaan ini perlu meliputi setidaknya:

  1. Bagaimana cara mengidentifikasi dan menganalisis metode pengembangan sistem yang akan diterapkan, termasuk standar keamanan system informasi yang direkomendasikan;
  2. Bagaimana cara membuat perencanaan dan desain. 
    1. Jadwal dan milestones, 
    2. Sumber daya yang dibutuhkan,
    3. Penggunaan tools perancangan sistem 
    4. Desain antarmuka dan pengalaman dari pengguna aplikasi (UI & UX).
    5. Hal-hal yang perlu diperhatikan oleh unit kerja di BNPB ketika proses pengembangan di Backend dan Frontend. Termasuk perihal interoperabilitas dan integrasi data untuk mendukung proses bisnis;
    6. Bagaimana cara dan hal yang perlu diperhatikan ketika proses pengujian sistem ataupun pengujian yang dilakukan oleh user;
    7. Bagaimana cara dan hal yang perlu diperhatikan untuk pemeliharaan dan pembaruan aplikasi;
    8. Praktik terbaik seperti apa dalam berkolaborasi atau bekerja bersama pihak pengembang aplikasi, dari tahap perencanaan hingga serah-terima pekerjaan dan/atau pemeliharaan dan pembaruan.
    9. Identifikasi standard operation procedures (SOPs) yang dibutuhkan untuk menjalankan petunjuk pelaksanaan ini.

2. Petunjuk Pelaksanaan Pengelolaan Arsitektur, Jaringan dan Pusat Data di BNPB:

Sebagai koordinator pengelola TIK di BNPB, Pusdatinkom membutuhkan panduan komprehensif dan terperinci yang dapat digunakan oleh tim TIK BNPB dalam menjalankan dan memelihara arsitektur, jaringan, dan pusat data di BNPB. Penyusunan Petunjuk Pelaksanaan ini perlu dibuat berdasarkan infrastruktur yang ada saat ini dan rencana kedepan TIK BNPB, yang akan memandu staf Pusdatinkom BNPB dalam hal tetapi tidak terbatas pada:

  1. Manajemen daya dan pendinginan pada pusat data BNPB 
  2. Pengaturan dan pemeliharaan server 
  3. Kebijakan dan prosedur backup dan pemulihan data
  4. Kebijakan keamanan fisik dan cyber/cloud
  5. Desain dan implementasi jaringan
  6. Manajemen trafik dan bandwidth
  7. Kebijakan dan prosedur keamanan jaringan
  8. Identifikasi kebutuhan keahlian atau kompetensi staf 
  9. Identifikasi SOPs yang dibutuhkan untuk menjalankan petunjuk pelaksanaan ini.

 

3. Petunjuk Pelaksanaan Perencanaan, Investasi, dan Penganggaran TIK di BNPB:

Dokumen ini perlu menjabarkan substansi dan mekanisme (termasuk identifikasi SOPs) yang harus dipertimbangkan dan dilaksanakan oleh masing-masing unit kerja dalam menyelenggarakan layanan berbasis TIK. Kerangka substansi dan mekanisme dalam perencanaan, investasi, dan penganggaran TIK adalah sebagai berikut:

Perencanaan TIK, memuat paling sedikit:

  1. Strategi pengembangan TIK
  2. Pengelolaan sumber daya TIK
  3. Identifikasi dan pemilihan alternatif TIK
  4. Rencana penerapan dan investasi

Berdasarkan rancangan peraturan BNPB tentang Tata Kelola TIK, Perencanaan TIK disusun bersama Tim Pengelola TIK untuk kemudian dibahas dan disetujui oleh Komite TIK BNPB.

Investasi TIK di BNPB dilaksanakan untuk memenuhi kebutuhan spesifik unit masing-masing dan/atau sesuai dengan tanggung jawab unit kerja di BNPB. Berdasarkan rancangan peraturan BNPB tentang Tata Kelola TIK, investasi TIK perlu didasari pada kajian kebutuhan dari setiap unit kerja, dan sesuai dengan Perencanaan TIK yang telah disetujui atau direkomendasikan oleh Komite TIK dengan memperhatikan faktor-faktor keamanan, keterpaduan dengan TIK yang telah ada, kemudahan operasional dan pemeliharaan, dan mekanisme evaluasi. Pelaksanaan investasi TIK dilaksanakan berdasarkan peraturan perundang-undangan.

Penganggaran TIK di BNPB merupakan upaya pengelolaan anggaran TIK yang meliputi proses pengembangan, operasi, dan pemeliharaan sistem informasi dan komunikasi yang dilakukan terpusat. Strategi pendanaan anggaraan/pembiayaan TIK dikelola oleh Pusdatinkom BNPB. Maka, mekanisme pengajuan anggaran harus mendapatkan pertimbangan dari Pusdatinkom BNPB dengan mempertimbangkan analisis manfaat serta melibatkan unit organisasi terkait. 

Berdasarkan kebutuhan tersebut, program INVEST DM 2.0 akan membantu BNPB dengan memobilisasi konsultan tenaga ahli untuk menyusun ketiga petunjuk pelaksanaan dimaksud, dibawah koordinasi Pusdatinkom BNPB. 

Consultant Activities:

Konsultan tenaga ahli akan bertanggung jawab pada sisi substansi dalam keseluruhan proses penyusunan petunjuk pelaksanaan, termasuk dalam memfasilitasi diskusi, melakukan riset, penulisan panduan, dan internalisasi ataupun coaching kepada staf kunci dari BNPB yang ditunjuk. Konsultan akan bekerja bersama Pusdatinkom BNPB untuk melakukan kegiatan-kegiatan berikut ini:

  1. Melakukan riset dan analisis terhadap: 
    1. Infrastruktur dan/atau arsitektur TIK yang ada saat ini dan rencana kedepan di BNPB.
    2. Aplikasi-aplikasi kunci yang sudah ada dan proses kerja TIK di unit-unit kerja di BNPB, untuk memastikan panduan yang akan disusun sesuai dengan kebutuhan dan kondisi.
    3. Analisis biaya (cost analysis) untuk pusat data yang memadai.
  2. Menyusun rancangan awal petunjuk pelaksanaan.
  3. Mengkoordinasikan dan berkomunikasi dengan stakeholder terkait, terutama Pusdatinkom BNPB, serta pengguna aplikasi, dalam proses penyusunan panduan.
  4. Menyusun dokumen final berdasarkan feedback dan persetujuan dari Pusdatinkom BNPB.
  5. Melakukan identifikasi Standar Operasional Prosedur (SOP) yang dibutuhkan dalam melaksanakan petunjuk pelaksanaan yang akan dibuat. 
  6. Membuat laporan perkembangan dan hasil kerja secara periodik.

Pada akhir kegiatan, konsultan tenaga ahli perlu mempresentasikan hasil pekerjaan kepada pimpinan Pusdatinkom BNPB dan INVEST DM 2.0. Seluruh data yang telah dikumpulkan beserta hasil pekerjaan harus diserahkan kepada Pusdatinkom BNPB.

Consultant Deliverables:

  1. Interim report, termasuk kisi-kisi dari setiap panduan dan rencana kerja.
  2. Petunjuk Pelaksanaan Pembuatan dan Pengembangan Aplikasi Internal BNPB.
  3. Petunjuk Pelaksanaan Pengelolaan Arsitektur Pusat Data dan Jaringan di BNPB.
  4. Petunjuk Pelaksanaan Perencanaan, Investasi, dan Penganggaran TIK di BNPB.
  5. Laporan kegiatan beserta data-data yang telah dikumpulkan.

Seluruh deliverables diserahkan dalam bentuk digital. Sebuah Executive Summary dalam Bahasa Inggris harus disediakan untuk deliverable 2 sampai 5. 

Timeframe / Schedule

Periode penugasan di bulan Juli hingga Oktober 2023.

Reporting

Tenaga ahli akan melapor kepada Senior Disaster Risk Management, Systems and Strategy Specialist INVEST DM 2.0.

Required Experience & Skills

  • Tim tenaga ahli yang berpengalaman minimum 10 tahun dalam manajemen TIK untuk lembaga pemerintahan.
  • Memiliki pemahaman mendalam tentang sistem informasi dan teknologi terkait seperti database, jaringan, dan infrastruktur.
  • Memiliki pemahaman mendalam tentang Kebijakan Satu Data, dan Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik. Pemahaman tentang proses bisnis BNPB dan pengelolaan TIK di BNPB akan menjadi nilai tambah. 
  • Memiliki kemampuan analisis yang kuat, termasuk dalam hal identifikasi kebutuhan pengguna, merancang arsitektur sistem, dan menentukan fitur dan fungsionalitas aplikasi.
  • Memiliki pemahaman tentang standar dan praktik terbaik dalam pengembangan perangkat lunak, seperti standar ISO dan IEEE, serta memiliki pengalaman dalam menerapkan praktik tersebut dalam pengembangan aplikasi.
  • Memiliki pengalaman dalam membuat panduan atau dokumentasi teknis terkait TIK untuk lembaga pemerintah.

How to Apply

Prospective candidates shall email their technical proposal outlining (a) the proposed methodology, work plan, and price offered; (b) CV; (c) portfolio/example from previous works, and price quotation to procurement@id.mercycorps.org with subject “Juklak Tata Kelola TIK BNPB” before June 30, 2023. Only candidates who meet the qualifications will be contacted.

INVEST-DM