Konsultan Review dan Pembaruan Grand Design TIK BNPB

Batas Waktu
Lokasi
Jakarta

Konsultan Review dan Pembaruan Grand Design TIK BNPB

22 June 2023

Background

Program INVEST DM 2.0 (Investing in Human Capital for Disaster Management) adalah program kerjasama antara Pemerintah Amerika Serikat (melalui USAID) dan Pemerintah Republik Indonesia (melalui Badan Nasional Penanggulangan Bencana, BNPB). Program ini difokuskan pada tingkat nasional, dengan banyak intervensi diharapkan akan diserap oleh daerah. Program ini secara langsung mendukung Badan Nasional Penanggulangan Bencana (BNPB) dalam membangun kemampuan sumber daya manusianya (reformasi birokrasi dan peningkatan kapasitas) dan kapasitas penanggulangan bencana (PB) nasional melalui inisiatif pendidikan dan pelatihan serta peningkatan sistem dan strategi. Inisiatif-inisiatif ini diharapkan akan berkontribusi pada penguatan institusi PB daerah dan orang-orang di tingkat administrasi utama yang akan lebih siap dan mampu memenuhi mandat mereka untuk memberikan layanan PB yang efektif dan menyelamatkan nyawa.

Purpose / Project Description:

Grand Design Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK) adalah suatu perencanaan jangka menengah dalam pengembangan sistem informasi guna mendukung visi dan misi BNPB, yang berisi strategi-strategi BNPB dalam memanfaatkan teknologi informasi sebagai pendukung dan menambah keunggulan yang kompetitif. Melalui unit Pusat Data, Informasi, dan Komunikasi Kebencanaan (Pusdatinkom), BNPB pada tahun 2020 telah menyiapkan rancangan Grand Design TIK BNPB untuk periode 2020-2024. Namun karena berbagai hal, rancangan tersebut belum dapat diformalkan dan diimplementasikan—dan telah mendekati akhir periodenya.

Melalui program INVEST DM 2.0, Pusdatinkom BNPB akan mereview dan memperbarui Grand Design TIK BNPB untuk periode 2025-2029. Program INVEST DM 2.0 akan memobilisasi sebuah tim konsultan tenaga ahli, yang akan bertanggung jawab pada sisi substansi dalam keseluruhan proses review dan pembaruan Grand Design TIK BNPB. Proses review dan pembaruan Grand Design TIK BNPB meliputi namun tidak terbatas pada:

  1. Memahami Konteks Organisasi: Tim konsultan perlu menelaah berbagai literatur serta wawancara informan kunci untuk memahami visi, misi, dan tujuan strategis organisasi. Ini mencakup pemahaman tentang proses bisnis utama, struktur BNPB, kebutuhan pengguna, dan tantangan yang dihadapi oleh BNPB. Tim konsultan juga perlu menelaah berbagai produk hukum termasuk pedoman dan panduan yang relevan, seperti Kebijakan Satu Data, Satu Data Bencana Indonesia, Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik, dan lainnya.
  2. Analisis Situasi Saat Ini (As-Is Analysis): Melakukan analisis terhadap infrastruktur TIK saat ini, termasuk perangkat keras, perangkat lunak, jaringan, data, dan sistem keamanan. Ini juga mencakup evaluasi terhadap prosedur operasional, kebijakan, dan keahlian staf TIK. Dokumen laporan Evaluasi Sistem dan Aplikasi TIK internal BNPB tahun 2022 dapat menjadi salah satu referensi pada proses ini. Dokumen laporan tersebut dapat dishare kepada tim konsultan terpilih setelah penandatanganan kontrak.
  3. Analisis Kebutuhan (Needs Analysis): Mengidentifikasi kebutuhan TIK yang belum terpenuhi dan tantangan yang harus diatasi. Proses dapat melibatkan survei, wawancara, atau workshop dengan berbagai stakeholder, termasuk pengguna, manajemen, dan staf TIK. Proses ini perlu mempertimbangkan tren perkembangan teknologi di masa depan, misalnya big data dan artificial intelligent, untuk mendukung proses bisnis dan peningkatan kinerja BNPB.
  4. Penyusunan Visi dan Strategi TIK BNPB: Mengembangkan visi dan strategi TIK yang mendukung visi dan misi BNPB. Visi TIK harus mencerminkan arah masa depan yang diinginkan, sementara strategi TIK mencakup pendekatan dan metode untuk mencapai visi tersebut.
  5. Pengembangan Arsitektur TIK BNPB: Merancang arsitektur TIK yang mencakup perangkat keras, perangkat lunak, data, dan jaringan. Ini harus mendukung proses bisnis organisasi dan mempertimbangkan faktor-faktor seperti keamanan, skalabilitas, dan integrasi sistem.
  6. Penyusunan Roadmap TIK BNPB: Mengembangkan roadmap atau rencana kerja yang mencakup proyek-proyek TIK, prioritas, jadwal, dan anggaran. Roadmap ini harus mencakup tindakan untuk mengatasi gap antara kondisi saat ini dan visi TIK.
  7. Pengembangan Kebijakan dan Standar: Mengembangkan kebijakan dan standar yang akan mengatur penggunaan dan manajemen TIK dalam BNPB. Ini dapat mencakup kebijakan privasi, kebijakan keamanan, dan standar operasional.
  8. Penyusunan Rencana Implementasi dan Monitoring: Mengembangkan rencana detil untuk implementasi grand design TIK BNPB, termasuk pengendalian dan monitoring progresnya. Ini mencakup penentuan metrik kinerja, mekanisme pelaporan, dan peninjauan rutin atas progres dan kinerja.

Dalam semua langkah ini, Tim Konsultan perlu melibatkan stakeholder kunci, termasuk manajemen pada tingkat pengambil keputusan, pengguna, dan staf TIK, untuk memastikan bahwa Grand Design TIK mencerminkan kebutuhan dan tujuan BNPB secara keseluruhan. Selain itu, penerapan best practices dan standar industri (seperti ITIL, COBIT, TOGAF, dsb.) dapat perlu dipertimbangkan untuk memastikan kualitas dan efektivitas Grand Design TIK.

Consultant Activities:

Konsultan tenaga ahli akan bertanggung jawab pada sisi substansi dalam keseluruhan proses review dan pembaruan Grand Design TIK BNPB, termasuk dalam memfasilitasi diskusi, melakukan riset, penulisan dokumen grand design, dan internalisasi kepada staf kunci dari BNPB yang ditunjuk. Konsultan akan bekerja bersama Pusdatinkom BNPB untuk melakukan kegiatan-kegiatan berikut ini:

  1. Melakukan riset dan analisis terhadap: 
    1. Rancangan Grand Design TIK BNPB yang ada, termasuk visi, strategi, arsitektur TIK, roadmap pengembangan TIK, dan refleksinya terhadap implementasi selama ini.
    2. Rencana strategis BNPB yang sedang berjalan, serta gagasan ataupun rancangan strategis untuk periode selanjutnya atau di masa depan.
    3. Peraturan, standar, pedoman, dan panduan terkait layanan berbasis TIK, serta kebijakan lainnya yang relevan.
    4. Analisis gap/kesenjangan antara kondisi saat ini dan kebutuhan serta tujuan strategis BNPB.
  2. Menyusun rancangan Grand Design TIK BNPB 2024-2029.
  3. Mengkoordinasikan dan berkomunikasi dengan stakeholder terkait, terutama Pusdatinkom BNPB, serta unit kerja lainnya di BNPB dalam proses review dan pembaruan.
  4. Mengkonsultasikan dokumen rancangan dan menyusun dokumen final berdasarkan feedback dan persetujuan dari Pusdatinkom BNPB.
  5. Membuat laporan perkembangan dan hasil kerja secara periodik.

Pada akhir kegiatan, konsultan tenaga ahli perlu mempresentasikan hasil pekerjaan kepada pimpinan Pusdatinkom BNPB dan INVEST DM 2.0. Seluruh data yang telah dikumpulkan beserta hasil pekerjaan harus diserahkan kepada Pusdatinkom BNPB. 

Program INVEST DM 2.0 akan mengelola penyediaan logistik yang dibutuhkan jika terdapat kegiatan khusus seperti FGD atau workshop. Namun tim konsultan perlu mempersiapkan kerangka acuan kegiatan tersebut bersama Pusdatinkom BNPB dan berkoordinasi dengan INVEST DM 2.0. Tim konsultan akan bertanggung jawab pada sisi substansi kegiatan, sebagai fasilitator dan pencatat proses.

Consultant Deliverables:

  1. Interim report, termasuk di dalamnya hasil dari kegiatan pertama (riset dan analisis terhadap kondisi eksisting, review dan analisis gap dari rancangan Grand Design TIK yang ada), metodologi pelaksanaan, kisi-kisi/outline dari rancangan Grand Design TIK BNPB 2024-2029 dan rencana kerja.
  2. Dokumen Grand Design TIK BNPB 2024-2029.
  3. Laporan kegiatan beserta data-data yang telah dikumpulkan.

Seluruh deliverables diserahkan dalam bentuk digital. Sebuah Executive Summary (max. 2 halaman) dalam Bahasa Inggris harus disediakan untuk deliverable 2 dan 3. 

Timeframe / Schedule

Periode penugasan di bulan July hingga Oktober 2023.

Reporting

Tenaga ahli akan melapor kepada Senior Disaster Risk Management, Systems and Strategy Specialist INVEST DM 2.0.

Required Experience & Skills

  • Tim tenaga ahli yang berpengalaman minimal 5 tahun dalam perencanaan dan implementasi strategi TIK.
  • Memiliki pemahaman mendalam tentang teknologi dan tren TIK terkini, serta praktik terbaik dalam manajemen TIK.
  • Memiliki pemahaman mendalam tentang Kebijakan Satu Data, dan Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik. Pemahaman tentang proses bisnis BNPB dan pengelolaan TIK di BNPB akan menjadi nilai tambah. 
  • Memiliki kemampuan analisis yang kuat, termasuk dalam hal identifikasi kebutuhan pengguna, merancang arsitektur sistem, dan menentukan fitur dan fungsionalitas aplikasi.
  • Memiliki pemahaman tentang standar dan praktik terbaik dalam pengembangan perangkat lunak, seperti standar ISO dan IEEE, serta memiliki pengalaman dalam menerapkan praktik tersebut dalam pengembangan aplikasi.
  • Memiliki pengalaman dalam membuat Grand Design TIK untuk lembaga pemerintah akan menjadi nilai tambah.

How to Apply

Prospective candidates shall email their technical proposal outlining (a) the proposed methodology, work plan, and price offered; (b) CV; (c) portfolio/examples from previous works, and price quotation to procurement@id.mercycorps.org with subject “Grand Design TIK BNPB” before July 3, 2023. Only candidates who meet the qualifications will be contacted.

INVEST-DM