Konsultan - Penyusunan Petunjuk Pelaksanaan Pengendalian Taktis dan Evaluasi Operasi Pusdalops BNPB

Batas Waktu
Lokasi
Jakarta

Konsultan - Penyusunan Petunjuk Pelaksanaan Pengendalian Taktis dan Evaluasi Operasi Pusdalops BNPB

4 September 2023

Latar Belakang

Program INVEST DM 2.0 (Investing in Human Capital for Disaster Management) adalah program kerjasama antara Pemerintah Amerika Serikat melalui United States Agency for International Development (USAID) dan Pemerintah Republik Indonesia melalui Badan Nasional Penanggulangan Bencana (BNPB). Program ini difokuskan pada tingkat nasional, dengan banyak intervensi diharapkan akan diserap oleh daerah. Program ini bertujuan untuk meningkatkan kapasitas penanggulangan bencana nasional melalui reformasi birokrasi, pendidikan, pelatihan, serta peningkatan sistem dan strategi di BNPB. Inisiatif-inisiatif ini diharapkan akan berkontribusi pada penguatan institusi Penanggulangan Bencana (PB) daerah dan aparatur di tingkat penentu kebijakan yang akan lebih siap dan mampu memenuhi mandat mereka untuk memberikan layanan PB yang efektif dan menyelamatkan nyawa.

Pusat Pengendalian Operasi (Pusdalops) dalam penanggulangan bencana memiliki peran yang sangat besar, terutama untuk mendukung fungsi pengendalian yang dimiliki oleh Pos Komando dalam penanganan darurat bencana. Pada tingkat kabupaten/kota, pengendalian operasi adalah bagian dari sub-kegiatan 2.5 dari standar pelayanan minimal sub-urusan bencana yang harus dipenuhi berdasarkan Peraturan Menteri Dalam Negeri nomor 101 tahun 2018. Sebagai layanan dasar yang harus diselenggarakan oleh pemerintah Kabupaten/Kota kepada masyarakat, maka Pusdalops PB perlu didukung oleh personel yang berkompeten dan didukung dengan prasarana-sarana yang memadai. 

Pada tingkat nasional, berdasarkan Peraturan BNPB nomor 4 tahun 2019 dan nomor 8 tahun 2020 juga mengatur tentang tugas dan fungsi dari Pusdalops BNPB. Tugas Pusdalops BNPB adalah melaksanakan koordinasi, penyiapan, pengolahan data dan analisis pemantauan potensi ancaman bencana, pengerahan sumber daya, diseminasi informasi, pelaksanaan komunikasi kedaruratan dan rekomendasi operasi penanganan darurat bencana. 

Salah satu bidang yang mendukung tugas Pusdalops BNPB adalah Bidang Pengendalian Taktis dan Evaluasi Operasi (Bidang PTEO). Bidang ini bertugas untuk melaksanakan koordinasi, penyiapan, penyusunan, pelaksanaan pengendalian dan evaluasi operasi penanggulangan bencana. Fungsi utama dari Bidang PTEO terkait dengan penyusunan rencana pengendalian operasi, pelaksanaan pengendalian dan evaluasi operasi, serta penyiapan informasi kedaruratan dan jejaring komunikasi kebencanaan. Operasional secara terus-menerus (24/7) dilakukan untuk mendukung pelaksanaan tugas dan fungsi tersebut, termasuk tugas-tugas lainnya yang secara khusus diberikan oleh pimpinan BNPB.

Untuk mendukung penyelenggaraan tugas dan fungsi Pusdalops BNPB, program INVEST DM 2.0 akan merekrut tim tenaga ahli sebagai konsultan yang akan memfasilitasi penyusunan petunjuk pelaksanaan dari fungsi utama Bidang PTEO serta operasional 24/7 Pusdalops BNPB. 

Purpose / Project Description:

Lingkup utama pekerjaan ini adalah untuk menyusun 4 (empat) petunjuk pelaksanaan yang jelas dan rinci untuk memaksimalkan fungsi Pusdalops BNPB. Keempat petunjuk pelaksanaan yang akan disusun harus mampu mendeskripsikan tugas yang harus dijalankan, struktur dan personel beserta kompetensi yang dibutuhkan, hingga prosedur tetap (Standard Operating Procedure – SOP) yang akan menggambarkan dan menjelaskan langkah-langkah pelaksanaannya berdasarkan proses bisnis yang ada di BNPB secara umum dan Pusdalops BNPB secara khusus. Penjelasan singkat keempat petunjuk pelaksanaan yang akan disusun adalah:

1. Penyusunan Rencana Pengendalian dan Evaluasi Operasi

Petunjuk pelaksanaan yang berkaitan dengan perencanaan dan strategi operasi dalam penanganan darurat bencana. Penyelenggaraan fungsi ini berkaitan dengan, atau sebagai tindak lanjut dari rencana operasi yang disusun sebagai acuan pada setiap penanganan darurat bencana. Petunjuk pelaksanaan penyusunan rencana pengendalian dan evaluasi operasi meliputi setidaknya, namun tidak terbatas pada identifikasi sumber daya yang diperlukan, penentuan prioritas, pengalokasian sumber daya, dan penentuan timeline untuk setiap aktivitas operasi yang akan dilakukan. Petunjuk pelaksanaan ini juga perlu mengulas indikator-indikator beserta metode yang akan dipakai untuk mengevaluasi efektivitas operasi penanganan darurat bencana yang dilakukan.

2. Pelaksanaan Pengendalian dan Evaluasi Operasi

Pelaksanaan pengendalian dan evaluasi operasi berkaitan dengan bagaimana memastikan bahwa semua aktivitas operasi penanganan darurat bencana berjalan sesuai dengan rencana operasi yang telah ditetapkan dalam periodenya. Petunjuk Pelaksanaan juga perlu memperhatikan Standar Teknis Pelayanan Dasar pada Standar Pelayanan Minimum Sub Urusan Bencana yang saat ini diatur pada Permendagri 101/2018.

3. Penyiapan Informasi Kedaruratan dan Jejaring Komunikasi Kebencanaan

Penyiapan informasi kedaruratan berupa pengumpulan, analisis, dan diseminasi informasi kedaruratan kepada pihak-pihak terkait meliputi perencanaan, pengumpulan verifikasi, pengolahan, penyebarluasan produk analisis informasi dan penyimpanan. Selain itu, bagaimana membangun dan memelihara jejaring komunikasi yang efektif antara berbagai entitas yang terlibat dalam penanganan darurat bencana juga menjadi bagian penting dari fungsi ini.  Semua kegiatan tersebut dilaksanakan setiap hari selama 24 jam, sehingga membutuhkan pengaturan mekanisme kerja yang mendetail.

4. Penyelenggaraan Operasional Harian

Terkait dengan bagaimana operasional 24/7 dilaksanakan di Bidang Pengendalian Taktis dan Evaluasi Operasi. Petunjuk pelaksanaan ini akan memperhatikan bagaimana praktik operasional harian yang ada, melakukan analisis terhadap efektifitas pelaksanaan, dan memberikan rekomendasi operasional harian yang akan meningkatkan efektifitas proses bisnis. Praktik operasional harian yang dimaksud termasuk namun tidak terbatas pada:

  1. Piket 24/7: peran dan tugas, mekanisme supervisi dan evaluasi, mekanisme piket, mekanisme pelaporan, dll.
  2. Manajemen fasilitas: mekanisme troubleshooting peralatan vital Pusdalops BNPB, kelaikan fasilitas, manajemen ruang operator seperti tempat penyimpanan dan ruang istirahat, dll.
  3. Tugas-tugas lainnya: dukungan operator untuk Kepala BNPB, fasilitasi kunjungan pihak luar ke ruangan Pusdalops BNPB, dll. 

 

Consultant Activities:

Konsultan akan bekerja bersama Pusdalops BNPB dan INVEST DM 2.0 pada setiap tahapan pekerjaan. Konsultan dapat mengusulkan kegiatan yang membutuhkan pendanaan di luar jasa konsultan pada proposal yang diajukan, seperti Focus Group Discussions (FGDs), lokakarya, atau pelatihan bilamana dinilai relevan dan penting untuk menyelesaikan lingkup kerja ini. Konsultan akan bertanggung jawab untuk memfasilitasi setiap proses setiap kegiatan yang dijalankan, sedangkan pemenuhan logistik yang dibutuhkan akan dikelola oleh INVEST DM 2.0 ataupun Pusdalops BNPB sesuai usulan dari konsultan yang telah disepakati.

Aktivitas minimal yang harus dilaksanakan dan terefleksi di dalam deliverables Konsultan meliputi:

  1. Melakukan kajian mendalam terhadap regulasi terkait, serta perbandingan terhadap operasional 24/7 (misalnya terkait mekanisme operasional dan pengaturan sumber daya manusia) yang berada di Kementerian/Lembaga lain (misal: BASARNAS, BMKG, dll.) ataupun negara lain dimana mekanisme birokrasinya dapat diperbandingkan dengan Indonesia.
  2. Melakukan wawancara dan konsultasi dengan stakeholder terkait untuk mendapatkan masukan, termasuk untuk memahami situasi dan rutinitas operasional yang berjalan selama ini.
  3. Merancang keempat draf Petunjuk Pelaksanaan.
  4. Menguji keempat draft Petunjuk Pelaksanaan dan melakukan perbaikan.
  5. Melakukan finalisasi dokumen dan mempresentasikannya kepada Pusdalops BNPB dan INVEST DM 2.0; dan
  6. Memberikan sesi capacity building kepada perwakilan personel Pusdalops BNPB, dilengkapi dengan pre & post test.

Tenaga ahli berkewajiban untuk mengkonsultasikan setiap rencana kerja/tindak lanjut, perkembangan ataupun tantangan di setiap tahapan kepada INVEST DM 2.0 dan Pusdalops BNPB.

Consultant Deliverables:

  1. Draft petunjuk pelaksanaan Penyusunan Rencana Pengendalian Operasi dan Evaluasi Operasi.
  2. Draft petunjuk pelaksanaan Pengendalian dan Evaluasi Operasi.
  3. Draft petunjuk pelaksanaan Penyiapan Informasi Kedaruratan dan Jejaring Komunikasi Kebencanaan.
  4. Draft petunjuk pelaksanaan Penyelenggaraan Operasional Harian.
  5. Laporan pelaksanaan pekerjaan, meliputi perencanaan vs pelaksanaan, para pihak yang terlibat, serta tantangan dan pembelajaran.
  6. Materi dan laporan sesi capacity building.
  7. Bahan presentasi hasil pekerjaan.

Sebuah Executive Summary dalam Bahasa Indonesia dan Inggris harus disediakan untuk Deliverables 1-5.

Timeframe / Schedule

Periode penugasan di bulan Oktober 2023 hingga Februari 2024.

Reporting

Tenaga ahli akan melapor kepada Senior Disaster Risk Management, Systems and Strategy Specialist INVEST DM 2.0.

Required Experience & Skills

  • Memiliki pengalaman minimal 5 tahun dalam penyusunan kebijakan dan panduan di bidang penanganan darurat bencana.
  • Memiliki pemahaman yang kuat tentang sistem penanganan darurat bencana, pengendalian operasi pada penanganan darurat bencana, Pusat Pengendalian Operasi, dan mekanisme koordinasi antar instansi dalam kedaruratan.
  • Berpengalaman bekerja sama dengan dan memberikan peningkatan kapasitas kepada lembaga dan staf pemerintah.
  • Memiliki keterampilan interpersonal dan kemampuan komunikasi yang baik, baik secara lisan maupun tertulis, dan mampu memfasilitasi diskusi yang terstruktur dengan para pimpinan unit kerja pemerintah ataupun organisasi non-pemerintah. 

Cara Melamar

Calon kandidat dapat mengirimkan Proposal Teknis yang menguraikan (a) usulan metodologi dan rencana kerja; (b) CV; (c) portofolio/contoh pekerjaan sebelumnya, dan (d) Penawaran Harga di email ke procurement@id.mercycorps.org  dengan subjek “Juklak PTEO” sebelum 24 Oktober 2023. Hanya kandidat yang masuk daftar pendek yang akan dihubungi.

INVEST-DM